Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies.

Aktualne wydanie

Polecamy

Obowiązki i odpowiedzialność administratora danych osobowych w świetle rodo

Obowiązki i odpowiedzialność administratora danych osobowych w świetle rodo
 

Tomasz Banyś (red.), Agnieszka Grzelak, Mirosław Gumularz, Katarzyna Witkowska-Nowakowska

Cena: 128,00 zł

Zamów

Polecamy

Mitologia rodo – konfrontacja z najczęstszymi błędami i absurdami

Mitologia rodo – konfrontacja z najczęstszymi błędami i absurdami
 

Aleksandra Zomerska, Robert Brodzik, Michał Kluska

Cena: 128,00 zł

Zamów

Przegląd procedur i narzędzi e-urzędnika

21-01-2021 Autor: Artur Prasal

Funkcjonowanie współczesnej administracji wymaga nieustannego rozwijania kompetencji cyfrowych pracowników. Zmiany, głównie prawne, w obszarze elektronicznej administracji następują często i dotyczą praktycznie każdego aspektu funkcjonowania administracji, zarówno obsługi mieszkańca, przedsiębiorcy, jak i elektronizacji wewnętrznych procedur.

 

andemia, począwszy od marca 2020 r., wymusiła wprowadzenie daleko idących zmian w funkcjonowaniu urzędów. Z punktu widzenia mieszkańca ograniczony został bezpośredni dostęp do urzędów. Złożenie niektórych rodzajów wniosków, gdzie wymagany jest oryginał dokumentu w postaci papierowej, było lub jest możliwe dzięki wystawieniu na terenie urzędów odpowiednio zabezpieczonych skrzynek czy pojemników na dokumenty. W przypadku konieczności osobistego stawiennictwa konieczne było lub jest wcześniejsze umówienie wizyty w urzędzie. Większość spraw jednak starano się realizować wyłącznie elektronicznie. Pojawiło się wiele wyzwań z tym związanych dla mieszkańców, przedsiębiorców oraz samych urzędników.


Wnoszenie podań elektronicznych – wymagania prawne


Podstawowe wymagania dotyczące wnoszenia pism do urzędu wynikają z przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. DzU z 2020 r., poz. 256 ze zm.; dalej: kpa) i ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. DzU z 2019 r., poz. 900 ze zm.; dalej: op). Najczęściej stosowaną formą komunikacji jest forma pisemna. Pisemność nadal jest traktowana w procedurze administracyjnej i podatkowej jako wniesienie dokumentu na papierze z własnoręcznym podpisem.


Dokument taki przed pandemią można było np. przynieść osobiście. Przepisy kpa i op przewidują również możliwość wniesienia pisma przez elektroniczną skrzynkę podawczą (dalej: esp), a w op także przez portal podatkowy. Nie dopuszczają natomiast możliwości wnoszenia pism z wykorzystaniem poczty elektronicznej. Istotne, że poczta elektroniczna może być wykorzystywana w innych trybach, np. skargowo-wnioskowym czy też w trybie dostępu do informacji publicznej.


Komunikacja elektroniczna w czasie epidemii

 

Przepisy ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (DzU z 2020 r., poz. 374 ze zm.; dalej: ucovid-19) nie wprowadziły zmian umożliwiających wykorzystanie innych środków komunikacji elektronicznej przy wnoszeniu podań w ramach postępowania administracyjnego czy podatkowego. Nadal dopuszczone jest wnoszenie podań w formie dokumentów elektronicznych przez elektroniczną skrzynkę podawczą (oraz portal podatkowy w postępowaniu podatkowym). Wykorzystanie poczty elektronicznej nie jest dopuszczone.

 

Usługi elektroniczne

 

Urzędy administracji publicznej stanęły przed nowym wyzwaniem – w jaki sposób przyjmować dokumenty, aby ograniczyć potencjalne zagrożenie zarażenia wirusem zarówno klientów urzędu, jak i pracujących na miejscu urzędników. Większość instytucji publicznych zachęca do wykorzystania środków komunikacji elektronicznej. Urzędy, które wcześniej podjęły trud opracowania i udostępnienia szerokiego wachlarza usług elektronicznych (głównie na platformie ePUAP lub własnych platformach usługowych), zapewniły swoim klientom dość wygodny, chociaż ergonomicznie niedoskonały, sposób wniesienia wniosków bez konieczności wizyty w urzędzie.
Skala wykorzystania usług elektronicznych mogłaby osiągnąć jeszcze wyższy poziom, ale pojawiły się dość istotne ograniczenia dotyczące możliwości potwierdzenia profilu zaufanego. Wykorzystanie innych rodzajów podpisów osobistych (podpisu kwalifikowanego, podpisu osobistego) wśród osób fizycznych jest znikome, głównie z uwagi na ich koszt – zakupu certyfikatu kwalifikowanego czy też zakupu czytnika NFC do dowodu osobistego z warstwą elektroniczną. Pozostał zatem podpis zaufany. Jego osobiste potwierdzenie, przy ograniczeniu bezpośredniego kontaktu, w większości przypadków było możliwe wyłącznie w placówkach Poczty Polskiej świadczących usługi envelo. Istniała też możliwość potwierdzenia profilu zaufanego przez bankowość elektroniczną. Uruchomiona została również usługa potwierdzenia profilu zaufanego poprzez kontakt wideo z urzędnikiem Ministerstwa Cyfryzacji (tymczasowy profil zaufany z 3-miesięcznym okresem ważności).

 

Kompetencje cyfrowe urzędników

 

Klienci urzędu w mniejszym lub większym stopniu posiadają umiejętności korzystania z narzędzi informatycznych: przeglądarek internetowych, formularzy elektronicznych, podpisu elektronicznego, programów do kompresji plików, przekształcania plików do innych formatów itd. Specyfika 2020 r. wymusiła jednak konieczność dostosowania się do nowych warunków. Dlatego też kluczowe stało się przygotowanie urzędów do obsługi mieszkańca w nieco inny sposób.

 

Okazało się, że udzielenie pomocy klientowi urzędu nie ogranicza się już tylko do wskazania właściwej procedury czy wyjaśnienia podstawowych wymagań prawnych dotyczących konkretnej sprawy i podstawowych umiejętności w zakresie obsługi komputera. Od pracowników urzędu oczekuje się również udzielenia pomocy w odnalezieniu właściwego formularza elektronicznego, jego wypełnieniu z wykorzystaniem różnych przeglądarek internetowych, w różnych systemach operacyjnych (Windows, iOS, Android itd.), w zapisaniu, w podpisaniu, wysłaniu, weryfikacji, czy wniosek elektroniczny dotarł do urzędu itd. I często okazuje się, że wiedzy oraz umiejętności brakuje również w samych urzędach. I nie powinno to dziwić z uwagi na szybki rozwój technologii i zmiany przepisów prawa w obszarze eAdministracji.

 

Problemy we wsparciu mieszkańca

 

Wiedza i umiejętności na pograniczu prawa i informatyki posiadane przez urzędników bardzo szybko się dezaktualizują. Obecnie konieczne jest zwiększenie nacisku na realizację szkoleń przynajmniej dla pracowników obsługujących klientów urzędu. Szkolenia te powinny objąć jednocześnie omówienie od strony praktycznej procedur postępowania z dokumentem elektronicznym oraz obsługę narzędzi informatycznych, za pomocą których dokument ten jest np. weryfikowany pod kątem integralności czy ważności podpisu elektronicznego. Pracownicy w większości przypadków nie nabędą tej wiedzy samodzielnie. A braki kompetencyjne w tym zakresie mogą negatywnie wpłynąć na skuteczność i wizerunek urzędu.

 

[...]

 

Autor jest pracownikiem Urzędu Miasta Łodzi, analitykiem w e-instytucja.pl, szkoleniowcem i autorem publikacji poświęconych procedurom elektronicznej administracji.

_____________________________________________________________________________________________________________________________________

Informacje o cookies © 2019 PRESSCOM Sp. z o.o.