Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies.

Aktualne wydanie

Polecamy

Obowiązki i odpowiedzialność administratora danych osobowych w świetle rodo

Obowiązki i odpowiedzialność administratora danych osobowych w świetle rodo
 

Tomasz Banyś (red.), Agnieszka Grzelak, Mirosław Gumularz, Katarzyna Witkowska-Nowakowska

Cena: 128,00 zł

Zamów

Polecamy

Mitologia rodo – konfrontacja z najczęstszymi błędami i absurdami

Mitologia rodo – konfrontacja z najczęstszymi błędami i absurdami
 

Aleksandra Zomerska, Robert Brodzik, Michał Kluska

Cena: 128,00 zł

Zamów

O paperless z dwóch perspektyw

21-09-2021 Autor: Małgorzata Kurowska

Paperless jest odpowiedzią na podstawowe potrzeby związane z wygodą i szybkością prowadzenia biznesu, zwłaszcza w warunkach komunikacji zdalnej, istotnej nie tylko z uwagi na pandemię, ale także z perspektywy konieczności dotrzymania kroku konkurencji wobec postępującej digitalizacji biznesu.

 

Wminionym roku hasła „paperless” czy „biznes bez papieru” odmienialiśmy przez wszystkie przypadki. Digitalizacja biznesu i procesów wewnętrznych okazała się możliwa dzięki zastosowaniu rozwiązań istniejących od lat. Dopiero niedawno przedsiębiorcy zaczęli z nich korzystać, przełamując dotychczasowe obawy przed realnymi (rzadko) i domniemanymi (częściej) zagrożeniami.


Pan Karol to postać fikcyjna, jednak ten przykład dobrze odzwierciedla codzienność bardzo wielu polskich przedsiębiorstw. Obserwując te trendy z bliska, można się pokusić o stwierdzenie, że wzrost popularności paperless nie wynika wyłącznie – ani przede wszystkim – z sytuacji pandemicznej. Wydaje się raczej, że z jednej strony kluczowe jest zrozumienie, jak bardzo paperless jest zgodne z podstawowymi wartościami współczesnego odpowiedzialnego biznesu: ekologią, bezpieczeństwem informacji czy zarządzaniem zgodnością z prawem w organizacji. Z drugiej strony – paperless jest w każdym wypadku projektem niezwykle praktycznym, skoncentrowanym na wdrożeniu konkretnego narzędzia dla konkretnych celów biznesowych.


Niniejszy tekst stara się przedstawić właśnie te dwie płaszczyzny:

  • wysokopoziomową, skoncentrowaną na wartościach;
  • czysto biznesową i operacyjną.

Obie występują jednocześnie w każdym projekcie paperless.


O wartościach


Ekologia

 

Produkcja papieru wiąże się zarówno z istotnym wykorzystaniem wody (co zilustrowano na przykładzie pana Karola), jak i z koniecznością wycinki lasu (w zależności od granulacji, produkcja 1 tony papieru wymaga ścięcia 17 co najmniej kilkuletnich drzew) oraz jego późniejszego recyklingu. Jak na razie efektywność energetyczna przedsiębiorstwa nie stanowi wymogu prawnego. Coraz więcej przedsiębiorców postanawia jednak o ograniczeniu energochłonności procesów, czego koronnym przykładem jest rezygnacja z własnej – często przestarzałej – infrastruktury informatycznej na rzecz usług chmury obliczeniowej.


Zważywszy na aktualne trendy regulacji, można spodziewać się, że w ciągu kilku lat przedsiębiorcy zostaną obciążeni obowiązkami prawnymi związanymi z oszczędnościami wspierającymi ochronę klimatu i zwiększanie efektywności energetycznej.

 

Bezpieczeństwo


Złotym Graalem każdego przedsiębiorcy jest takie ukształtowanie procesów biznesowych, żeby zapewnić optymalny poziom bezpieczeństwa przetwarzanych danych. Perspektywa rodo jest tu istotna – administrator ma obowiązek zapewnić, że dane osobowe będą ujawniane wyłącznie osobom uprawnionym i tylko one będą mogły je modyfikować lub usuwać.

W wielu przypadkach analogiczny lub zbliżony poziom ochrony będzie wymagany dla innych informacji, mających istotną wartość gospodarczą, przede wszystkim dla tajemnicy przedsiębiorstwa. Nierzadko też w interesie przedsiębiorcy leży ochrona tajemnic ujawnionych mu przez jego partnera biznesowego – obowiązek poufności w tym wypadku zabezpieczony jest z reguły umowami o poufności i karami umownymi.

W istocie rzeczy digitalizacja sprzyja wzmocnieniu tych obszarów. Nie tyko wobec rosnącej konkurencji rynkowej dostawcy elektronicznego obiegu dokumentów (dalej: EOD) oferują klientom szerokie gwarancje bezpieczeństwa technicznego i organizacyjnego. Standardem jest przechowywanie danych na terytorium EOG. Każdy dobry program klasy EOD umożliwia zarządzanie uprawnieniami oraz zabezpieczenie danych w sposób gwarantujący ich integralność. Rejestrowanie zdarzeń dotyczących poszczególnych dokumentów pozwala zaś na rozliczalność przetwarzania.

 

Compliance i rozliczalność


Rozliczalność ma sens nie tylko z perspektywy czysto technicznej. Elektroniczne zarządzanie dokumentami wzmacnia transparentność procesu ich przyjmowania i redagowania przez osoby, którym powierzono sprawowanie ról w procesach biznesowych. W ramach nowoczesnych systemów compliance, coraz powszechniej wdrażanych zwłaszcza w dużych przedsiębiorstwach, fundamentem jest jasny podział zadań i odpowiedzialności. Przejrzystość, z jaką wiążą się rozwiązania paperless, ma więc kluczowe znaczenie z perspektywy rozliczalności, a więc umożliwia przypisanie realnej odpowiedzialności poszczególnych osób.

 

[...]

 

Autorka jest radczynią prawną, pracuje jako counsel w Kancelarii Maruta Wachta.

_____________________________________________________________________________________________________________________________________

Informacje o cookies © 2019 PRESSCOM Sp. z o.o.