Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies.

Aktualne wydanie

Polecamy

Bezpieczeństwo danych osobowych. Praktyczny przewodnik

Bezpieczeństwo danych osobowych. Praktyczny przewodnik
 

Katarzyna Ułasiuk, Michał Sztąberek

Cena: 148,00 zł

Zamów

Tworzenie regulaminów poczty elektronicznej

18-05-2017 Autor: Piotr Topolski

Każda firma, instytucja czy organizacja, bez względu na wielkość, posiada elektroniczne skrzynki pocztowe. Jest to obecnie standard, z którego korzystają nawet jednoosobowi przedsiębiorcy. Jednak w praktyce pojawiają się pytania: czy wiadomo, jak nimi zarządzać i w jaki sposób z nich korzystać?
 

W artykule zostaną przedstawione najważniejsze zagadnienia w zakresie kompetencji zarówno z punktu widzenia pracodawcy, jak i pracownika, które powinny zostać jasno określone dla dobra obu stron. Na tym tle głównym problemem okazuje się nieznajomość prawa i zasad korzystania z poczty służbowej. Brak przejrzystego określenia odnotowanych kompetencji generuje spory między pracownikiem a pracodawcą. W sieci można znaleźć wiele artykułów opisujących takie przypadki, głównie na tle szeroko pojętej kontroli pracodawcy oraz ochrony prawa pracownika do prywatności. Są one skomplikowane ze względu na usytuowanie na styku wielu dziedzin prawa. Jako przykład można wskazać prawo pracy, prawo cywilne, problematykę prawną ochrony danych osobowych czy wreszcie prawa człowieka, ze szczególnym uwzględnieniem prawa do prywatności i tajemnicy korespondencji. Spory bardzo często kończą się w sądach, a niektóre nawet przed Europejskim Trybunałem Praw Człowieka (wyrok z 12 stycznia 2016 r., 61496/08).

By uniknąć kłopotów i ustrzec się ewentualnych roszczeń z tytułu naruszenia prywatności postrzeganej jako dobra osobiste pracowników, wielu pracodawców wprowadza przejrzyste zasady korzystania ze służbowej skrzynki elektronicznej. Mogą być one ujmowane w różnych dokumentach, np. w umowie o pracę, regulaminie pracy lub regulaminie korzystania z poczty elektronicznej. Ten ostatni dokument jest najbardziej odpowiednim narzędziem do tego celu.

 

Tworzenie regulaminu

 

Treść regulaminu najczęściej jest podzielona na kilka paragrafów, które są przedstawione poniżej i pokrótce opisane. Taki dokument powinien być dopasowywany do potrzeb danego pracodawcy i nie wszystkie wymienione elementy czy rozwiązania będą miały zastosowanie w konkretnych przypadkach. Niemniej warto przeanalizować je wszystkie, by dobrze i jednoznacznie uporządkować prawa i obowiązki pracodawcy, pracownika oraz wsparcia IT w zakresie służbowej poczty elektronicznej.

1. Ustalenia ogólne – tu należy przede wszystkim zawrzeć cel, dla jakiego ma być wykorzystywana poczta elektroniczna. Można wyszczególnić takie funkcje jak przekazywanie informacji pracownikom przez pracodawcę, prowadzenie korespondencji między pracownikami z uściśleniem, jakie informacje mają być przekazywane tylko tą drogą.

Następnie należy zdefiniować wszystkie zwroty, jakie będą używane w dalszej części regulaminu. Jest to o tyle istotne, że w ten sposób eliminujemy możliwość interpretacji zastosowanych słów w sposób potoczny lub inny, niż zakłada twórca (pracodawca).

W kolejnym kroku precyzuje się, kto sprawuje nadzór nad pocztą elektroniczną, jaki dział, pracownik lub firma zewnętrzna, oraz określa się zasady kontaktu i sposób uzyskania wsparcia. Definiuje się uprawnionych do posiadania konta poczty elektronicznej. Należy się zastanowić, czy raczej uściślić, jakiego typu konta będą zakładane. Czy tylko pracownicze (imienne) przypisane do danego pracownika, czy też konta funkcyjne – przypisane do działu, wydarzenia czy usługi.

2. Procedura zakładania konta – ten paragraf powinien najdokładniej jak to tylko możliwe opisać tworzenie konta. Warto zawrzeć tu takie informacje jak np.:

  • kto jest odpowiedzialny za założenie konta,
  • w jaki sposób jest tworzona nazwa konta.

Kolejnym ważnym elementem są wytyczne, w jaki sposób są przekazywane zasady korzystania z poczty elektronicznej. Dobrą praktyką wydaje się podpisywanie przez pracownika oświadczenia o zapoznaniu się z regulaminem i zobowiązania się do jego przestrzegania.

3. Dostęp do poczty – można zadać sobie pytanie, czy taki punkt w ogóle jest potrzebny. Z doświadczeń administrowania pocztą wynika, że ma on kolosalne znaczenie zarówno dla użytkowników, jak i osób administrujących. Jeśli zostanie podjęta decyzja, że obsługę poczty realizuje się jedynie poprzez przeglądarkę internetową, to de facto poczta, czyli e-maile są przechowywane tylko na serwerze, a nie na komputerach pracowników. Taka sytuacja ułatwia np. wprowadzenie rozwiązań typu BYOD (z ang. Bring Your Own Device), czyli pracy na własnym sprzęcie komputerowym. Przeciwnym rozwiązaniem jest wskazanie konkretnego programu do obsługi poczty, co daje możliwość przechowywania e-maili także na dyskach komputerów pracowniczych, co wiąże się z rozszerzeniem zabezpieczeń nie tylko na serwer, ale także inne urządzenia.

Kolejną kwestią, którą można uściślić, jest doprecyzowanie, czy pracownik ma dostęp do poczty elektronicznej tylko w miejscu pracy czy z dowolnego miejsca oraz czy ten dostęp jest możliwy jedynie z komputera służbowego czy z dowolnego urządzenia. Tu pojawiają się zagadnienia zarówno bezpieczeństwa danych, jak i kwestie związane z prawem pracy. Bardzo często nie zwraca się uwagi, że pracownik obsługujący pocztę pracowniczą w domu w czasie zwolnienia lub urlopu świadczy pracę i łamie tym samym prawo.

[...]

Autor pracuje na Uniwersytecie Łódzkim; jest entuzjastą rozwoju e-usług.

 


Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.

Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę.


 

______________________________________________________________________________________________________________________________________

Informacje o cookies © 2017 PRESSCOM Sp. z o.o.