Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies.

Aktualne wydanie

Polecamy

Obowiązki i odpowiedzialność administratora danych osobowych w świetle rodo

Obowiązki i odpowiedzialność administratora danych osobowych w świetle rodo
 

Tomasz Banyś (red.), Agnieszka Grzelak, Mirosław Gumularz, Katarzyna Witkowska-Nowakowska

Cena: 128,00 zł

Zamów

Polecamy

Mitologia rodo – konfrontacja z najczęstszymi błędami i absurdami

Mitologia rodo – konfrontacja z najczęstszymi błędami i absurdami
 

Aleksandra Zomerska, Robert Brodzik, Michał Kluska

Cena: 128,00 zł

Zamów

Dane kontaktowe pracowników

21-01-2021 Autor: Beata Konieczna-Drzewiecka

Stosowane od 25 maja 2018 r. rodo to przepisy o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz przepisy o swobodnym przepływie danych osobowych. Mamy za sobą ponad 2 lata „RODOmanii”, która niestety nie zelżała, a uzasadnienie wielu działań na zasadzie: „bo rodo” można usłyszeć coraz częściej i to niestety ze szkodą dla racjonalnego stosowania tego aktu prawnego.

 

Wiele podmiotów podczas wdrażania przepisów rodo mierzyło się z problemem przetwarzania danych osobowych swoich kontrahentów, których dane pozyskuje się w ramach realizacji umowy lub zamówienia. W procesach zawierania umów, realizowania zamówień, utrzymywania kontaktów biznesowych dochodzi do wymiany wielu danych, w tym danych osób reprezentujących firmę, instytucję; danych na wizytówkach (np. przedstawicieli handlowych) lub danych prezentowanych w stopkach e-maili. Należą do nich:

  •  imiona,
  • nazwiska,
  • funkcja,
  • służbowe numery telefonów i adresy e-mailowe.

Odnosząc tego rodzaju dane do definicji danych osobowych, dochodzono do konkluzji, że do takiego zakresu danych należy stosować przepisy rodo. W tym miejscu oczywiście należy poczynić zastrzeżenie, że w niniejszym artykule mowa będzie o danych pracowników, które dla zrozumienia dalszego wywodu określone zostaną jako tzw. dane kontaktowe, czyli: imię, nazwisko pracownika, funkcja, służbowe numery telefonów oraz służbowe adresy e-mailowe.


Czyli jednak rodo?


Rodo znajduje bez wątpienia zastosowanie do relacji pracownik – pracodawca, kiedy to chociażby będzie dochodzić do pozyskiwania przez pracodawcę danych osobowych od potencjalnego kandydata na pracownika w procesie rekrutacji, a następnie ich przetwarzania w ramach zatrudnienia. W szczególności zastosowanie będą mieć tutaj przepisy kodeksu pracy, w którym wprowadzono katalog danych, których pracodawca może wymagać na etapie rekrutacji od kandydata do pracy oraz od zatrudnianego pracownika.


Wróćmy jednak do kwestii właściwego działania pracodawcy w sytuacji realizowania przez swoich pracowników przypisywanych im zadań, z wykorzystaniem ich imienia i nazwiska, stanowiska służbowego, służbowego numeru telefonu, służbowego adresu mailowego wykorzystywanych do kontaktów służbowych. Odpowiedzią powinien być tutaj motyw 14 preambuły rodo. Zgodnie z jego brzmieniem:
Ochrona zapewniana niniejszym rozporządzeniem powinna mieć zastosowanie do osób fizycznych – niezależnie od ich obywatelstwa czy miejsca zamieszkania – w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych. Niniejsze rozporządzenie nie dotyczy przetwarzania danych osobowych dotyczących osób prawnych, w szczególności przedsiębiorstw będących osobami prawnymi, w tym danych o firmie i formie prawnej oraz danych kontaktowych osoby prawnej.


Należy pamiętać, że w erze cyfryzacji wszechobecnie przedstawia się na stronach internetowych firmy, organizacji informacje o swoich pracownikach, zwłaszcza ich imiona i nazwiska, stanowiska służbowe, służbowe numery telefonów oraz służbowe adresy e-mail. W większości przypadków ujawnianie danych pracowników, będących danymi kontaktowymi, służy wykonywaniu przez nich obowiązków służbowych. Dlatego też tego rodzaju dane mogą być udostępniane bez zgody pracowników. Wynika to z faktu, że w obrocie gospodarczym wielkie utrudnienie stanowiłby brak możliwości ujawniania nazwisk pracowników zajmujących określone stanowiska w ramach instytucji i pozostających w kontakcie z kontrahentami i klientami.


Konsekwencją przyjęcia stanowiska, że dane pracownika w postaci jego imienia i nazwiska, funkcji, służbowego numeru telefonu, służbowego adresu e-mailowego są danymi związanymi ściśle z zawodowym charakterem, przez co podlegają wyłączeniu ze stosowania przepisów rodo (zob. motyw 14 rodo), powinno wiązać się także z przyjęciem stanowiska braku konieczności m.in. realizacji obowiązku informacyjnego wynikającego z przepisów rodo. W tym miejscu powinno przekonywać to, że są to dane związane ściśle z zawodowym charakterem. Zatem w kontaktach biznesowych, przekazując lub udostępniając kontaktowe dane, przepisy rodo nie powinny mieć zastosowania, w przeciwnym razie każdy przedstawiciel firmy, instytucji powinien przedkładać klauzule informacyjne każdemu pracownikowi partnera biznesowego, którego dane pozyskuje.

 

Do powyższego zagadnienia odniesiono się podobnie w uzasadnieniu do projektu ustawy z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (DzU z 2019 r., poz. 730), w którym wskazano, że dane osobowe osób fizycznych reprezentujących osoby prawne, w tym ich dane kontaktowe, są danymi kontaktowymi osoby prawnej. Mimo że to stanowisko wyrażono w kontekście zmian do ustawy z dnia 25 lutego 2016 r. o ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego (tekst jedn. DzU z 2019 r., poz. 1446 ze zm.), o dość wąskim zastosowaniu, to wydaje się jednak, że było ono słuszne.

 

[...]

 

Autorka jest doktorem nauk prawnych, IOD, pracownikiem naukowo-dydaktycznym, wykładowcą na Podyplomowych Studiach Ochrony Danych Osobowych i Informacji Niejawnych USKW oraz autorką publikacji z zakresu ochrony danych osobowych.

_____________________________________________________________________________________________________________________________________

Informacje o cookies © 2019 PRESSCOM Sp. z o.o.