Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies.

Aktualne wydanie

Polecamy

Obowiązki i odpowiedzialność administratora danych osobowych w świetle rodo

Obowiązki i odpowiedzialność administratora danych osobowych w świetle rodo
 

Tomasz Banyś (red.), Agnieszka Grzelak, Mirosław Gumularz, Katarzyna Witkowska-Nowakowska

Cena: 128,00 zł

Zamów

Polecamy

Mitologia rodo – konfrontacja z najczęstszymi błędami i absurdami

Mitologia rodo – konfrontacja z najczęstszymi błędami i absurdami
 

Aleksandra Zomerska, Robert Brodzik, Michał Kluska

Cena: 128,00 zł

Zamów

Administrator a tłumaczenie dokumentów obcojęzycznych

21-01-2021 Autor: Mariusz Jabłoński, Krzysztof Wygoda

Nie każdy administrator ma do czynienia ze zjawiskiem wykorzystywania dokumentów obcojęzycznych w zakresie dokumentowania działań podjętych w związku z przetwarzaniem danych osobowych. Takie sytuacje jednak się zdarzają i dobrze być na nie przygotowanym.

 

Z dokumentami obcojęzycznymi dotyczącymi przetwarzania danych można się spotkać z różną intensywnością we wszelkiego typu podmiotach działających w ramach międzynarodowych grup kapitałowych, korporacji itp., których siedziba znajduje się na terytorium RP. Nie należy przy tym zapominać, że nawet w działaniach całkowicie autonomicznych (z punktu widzenia kapitałowego) administratorów pojawiać się mogą dokumenty obcojęzyczne – związane choćby z umowami obejmującymi zakup licencji czy usług w sferze IT.


Dlatego też warto zwrócić uwagę na specyficzny kontekst, w jakim dokumentacja obcojęzyczna może funkcjonować w ramach przetwarzania danych realizowanego na terytorium RP. Zagadnienie to jest jednak na tyle złożone, że w ramach tej krótkiej rubryki można jedynie zasygnalizować pewne wątki. Niemniej nawet to wydaje się uzasadnione potencjalną zmianą świadomości skutków, jakie wiążą się z brakiem tłumaczeń zarówno po stronie IOD, jak i samych administratorów.

Dokumentacja w języku polskim


Przede wszystkim należy podkreślić, że już wcześniej zwracano uwagę na zasadność sporządzania przez administratora (i oczywiście współadministratora) działającego na terytorium naszego kraju dokumentacji w języku polskim, co nie eliminuje oczywiście zasadności posługiwania się równolegle innym (innymi) językiem (choćby z uwagi na realizację obowiązku informacyjnego wobec osoby, której dane są przetwarzane). Niemniej wyraźnie podkreślano, odwołując się do opinii Prezesa UODO, że posługiwanie się wyłącznie dokumentacją obcojęzyczną będzie niewystarczające, ponieważ uniemożliwia administratorowi (poza dość nieprawdopodobnymi sytuacjami) wykazanie realizacji obowiązków określonych w art. 12 czy art. 5 rodo, nie wspominając o realizacji praw z art. 15–22 rodo lub innych obowiązków informacyjnych (np. art. 34 rodo).

 

Uważamy, że istotne staje się przygotowanie oraz wdrożenie odrębnej procedury językowej (dobrej praktyki), która nie będzie sama w sobie skomplikowana i administratorzy łatwo ją zbudują, uwzględniając przy tym uwarunkowania lokalne (krajowe) i kulturę organizacji (złożoną i umiejscowioną w różnych państwach).

 

Bez względu na przyjętą nomenklaturę powinna ona jednak raczej zostać inkorporowana do już istniejących procedur, a nie stanowić kolejny element dokumentacyjno-proceduralny funkcjonujący autonomicznie. Jej budowę należy oprzeć na założeniu automatyzmu dokonywania tłumaczeń wszelkich treści mających wpływ na procesy przetwarzania danych osobowych na język polski – w świetle art. 4 ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim (tekst jedn. DzU z 2019 r., poz. 1480 ze zm.) – będący w naszym kraju językiem urzędowym (zob. art. 7 ust. 1 ustawy o języku).

Włączenie w obieg informacji

 

Jeżeli prawidłowo realizuje się obowiązek włączenia IOD w obieg informacji dotyczących przetwarzania, może on zostać obarczony zadaniem wskazania treści wymagających dokonania tłumaczenia. Nie powinien jednak być ich tłumaczem, choć oczywiście opinia IOD obejmująca zgodność z rodo i przepisami krajowymi efektu końcowego (czyli przetłumaczonego tekstu) jest nieodzowna. W przypadku braku IOD zarówno tłumaczenie, jak i ocena zgodności mogą zostać przekazane w ręce jednej osoby. Nie ulega jednak wątpliwości, że lepiej będzie, jeśli oba te etapy dokonywane będą przez odrębne podmioty.


Wytworzony dokument, zawierający tłumaczenie całości lub istotnego fragmentu dokumentu obcojęzycznego, po jego zaakceptowaniu (co najmniej przez administratora polskiego), powinien zostać włączony do dokumentacji procesów przetwarzania. Jego podstawowym zadaniem jest rozwianie wszelkich wątpliwości językowych, jakie mogą pojawiać się na tle funkcjonowania obcojęzycznej dokumentacji procesów przetwarzania, co jest fundamentem pełnej ich rozliczalności. Administrator, podejmując działania zgodne z art. 25 rodo, nie może mieć bowiem wątpliwości odnośnie do zakresu czy sposobu ich realizacji, zatem choćby z tego względu powinien zadbać o (dowodowo pewne) ujawnienie stanu swojej wiedzy, na podstawie której podejmował decyzje istotne dla procesów przetwarzania danych osobowych. Forma owego tłumaczenia jest właściwie dowolna, jednak powinna umożliwiać co najmniej ustalenie daty, od której administrator przyjmuje określone w tłumaczeniu rozumienie dokumentu obcojęzycznego.


Tłumaczenie to nie powinno być traktowane wyłącznie jako dokument roboczy czy techniczny, ale ma stanowić bazę, do której odnoszą się potencjalnie inne dokumenty tworzone przez administratora.
Nawet jeśli w ich treści będą się pojawiały odwołania do dokumentów obcojęzycznych, zawsze powinno im towarzyszyć wskazanie dokumentu zawierającego tłumaczenie jako podstawy określającej ich treść, na podstawie której działa sam administrator.

 

Wskazane rozwiązania służą jednak nie tylko potrzebom wewnętrznym administratora, są one również podstawą do tworzenia stanów faktycznych niebudzących wątpliwości (w tym językowych) podlegających ocenie w ramach działań podejmowanych przez Prezesa UODO czy sądy krajowe. Administrator musi bowiem pamiętać, że organy te posługują się językiem urzędowym, co de facto wymusza na nim przygotowanie informacji (w tym dokumentów) niezbędnych do przeprowadzenia kontroli w języku polskim. Jak wskazuje art. 63 uodo: „Prezes Urzędu może żądać od strony przedstawienia tłumaczenia na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji przedłożonej przez stronę. Tłumaczenie dokumentacji strona jest obowiązana wykonać na własny koszt”. Przy czym należy pamiętać, że owo przedłożenie dokumentacji może wynikać również z żądania samego organu kontrolnego.

 

[...]

 

Mariusz Jabłoński – profesor zwyczajny dr hab. nauk prawnych; kierownik Katedry Prawa Konstytucyjnego na WPAiE UWr, kierownik Podyplomowego Studium Ochrony Danych Osobowych, radca prawny, wspólnik w Leximum Jabłoński i Wspólnicy sp. z o.o., prelegent, autor.
Krzysztof Wygoda – doktor nauk prawnych i adiunkt na WPAiE UWr, wspólnik w Leximum Jabłoński i Wspólnicy sp. z o.o., prelegent, autor.

_____________________________________________________________________________________________________________________________________

Informacje o cookies © 2019 PRESSCOM Sp. z o.o.