Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies.

Aktualne wydanie

Polecamy

Obowiązki i odpowiedzialność administratora danych osobowych w świetle rodo

Obowiązki i odpowiedzialność administratora danych osobowych w świetle rodo
 

Tomasz Banyś (red.), Agnieszka Grzelak, Mirosław Gumularz, Katarzyna Witkowska-Nowakowska

Cena: 128,00 zł

Zamów

Polecamy

Mitologia rodo – konfrontacja z najczęstszymi błędami i absurdami

Mitologia rodo – konfrontacja z najczęstszymi błędami i absurdami
 

Aleksandra Zomerska, Robert Brodzik, Michał Kluska

Cena: 128,00 zł

Zamów

Dane na żądanie i praca zdalna - Praca zdalna a oryginały dokumentów

21-01-2021 Autor: Marlena Sakowska-Baryła

Epidemia wymusiła na pracodawcach, pracownikach oraz wszystkich osobach przetwarzających dane dostosowanie się do nowych warunków pracy oraz codziennego funkcjonowania. Jak sobie poradzić z udostępnianiem danych osobowych na żądanie ministra oraz z obiegiem dokumentacji podczas pracy zdalnej?

 

Czy praca zdalna może odbywać się przy użyciu oryginałów dokumentów papierowych i czy ich dowóz do pracownika i odbiór może obciążać pracodawcę?
Choć w przepisach odnoszących się do pracy zdalnej nie ma bezpośrednio mowy o kwestii dokumentów wykorzystywanych przez pracownika, któremu polecono wykonywanie pracy zdalnej, to jednak określenie tego, z jakich dokumentów, na jakich zasadach i w jaki sposób korzysta się w pracy zdalnej, stanowi zagadnienie obciążające pracodawcę. Dzieje się tak dlatego, że:

  • to pracodawca pozostaje prawnym dysponentem tych dokumentów, a więc w praktyce – w zależności od podstawy prawnej – właścicielem, administratorem, podmiotem przetwarzającym, organem prowadzącym akta sprawy itp.;
  • ryzyka związane z organizacją pracy, w tym także pracy zdalnej, zawsze pozostają po jego stronie;
  • takie podejście wymuszają przepisy o ochronie danych osobowych;
  • taki wniosek płynie z treści art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (DzU z 2020 r., poz. 2327) – dalej: ucovid-19, która w obecnym kształcie w sposób nieco szerszy niż na początku jej obowiązywania określa zasady pracy zdalnej.

Przewóz dokumentów

 

Przewóz dokumentów powinien być dookreślony w stosowanej procedurze wdrożonej w jednostce. Powinno być wiadomo, jakie są standardy przewozu dotyczące przewozu zarówno samodzielnie przez pracownika, jak i przez osoby przewożące.


Pracodawca powinien przemyśleć, jakie dokumenty, w jakim zakresie i w jakiej formie (oryginały, kopie) mają pozostawać zatem w dyspozycji pracownika wykonującego pracę zdalną, w jaki sposób zapanować nad tym, które dokumenty są zabierane z biura i przenoszone do miejsca wykonywania pracy zdalnej, które dokumenty i przez kogo są kopiowane, kiedy tego rodzaju czynności mają miejsce, kiedy dokumenty są zwracane, czy są kompletne itp. Konieczność ewidencjonowania takich „wypożyczeń” dokumentów wydaje się oczywista, aby było możliwe dokonanie sprawnego rozeznania w powyższym zakresie i udokumentowanie tego specyficznego obiegu dokumentów wymuszonego pracą zdalną.

 

Jednocześnie niezwykle istotne jest, aby uważnie ustalić, czy w przypadku dokumentów, które mają być przeznaczone do pracy niestacjonarnej i wynoszone poza miejsce ich stałego składowania, nie ma dodatkowych prawnych ograniczeń, które ograniczałyby bądź uniemożliwiały swobodne ich wynoszenie poza biuro, urząd, sąd czy inne miejsce.

 

Kwestia transportu dokumentów do miejsca wykonywania pracy zdalnej oraz ich odbioru z tego miejsca musi być rozwiązana przez pracodawcę, ponieważ, jak wynika z przywołanego art. 3 ust. 4 ucovid-19, czynności te należą do kategorii zapewniania logistycznej obsługi pracy zdalnej. Nie oznacza to jednak, że kwestia ta nie może być rozwiązana inaczej. W praktyce bowiem wielokrotnie zakres dokumentów wynoszonych z siedziby pracodawcy w związku z pracą zdalną jest niewielki lub incydentalny i wówczas niejako oczywiste pozostają indywidualne ustalenia w zakresie sprawowania pieczy nad tymi dokumentami dokonane między pracownikiem a pracodawcą. Z pewnością w kwestii transportu dokumentów wiele zależy od skali, fizycznej objętości dokumentacji przeznaczanej do pracy zdalnej, istotności treści tych dokumentów, w tym refleksji nad takimi zagadnieniami, jak to, czy są one nośnikami danych osobowych, tajemnicy przedsiębiorstwa, tajemnic zawodowych, informacji niejawnych czy też innych informacji lub tajemnic prawnie chronionych. To, że w ucovid-19 wskazano, że obsługa logistyczna obciąża pracodawcę, nie oznacza, że w ramach owych rozwiązań logistycznych, po wcześ­niejszych ustaleniach odnośnie do charakteru i zakresu dokumentów potrzebnych pracownikom do pracy zdalnej, nie może poprzestać na wdrożeniu odpowiednich rozwiązań organizacyjnych i akcji edukacyjnych, których celem jest zapoznanie pracowników z zasadami prawidłowej i starannej ochrony dokumentów podczas transportu, po uprzednim uważnym ich doborze, zaewidencjonowaniu wyniesienia z miejsca pracy, upewnienia się, że są właściwie zabezpieczone przed utratą czy uszkodzeniem.

 

[...]

 

Autorka jest redaktor naczelną „ABI Expert”, radcą prawnym i partnerem w Sakowska-Baryła, Czaplińska Kancelarii Radców Prawnych Sp.p.

_____________________________________________________________________________________________________________________________________

Informacje o cookies © 2019 PRESSCOM Sp. z o.o.