1. Czym jest Infolinia służąca do raportowania niezgodności i jak z niej korzystać?

[NAZWA SPÓŁKI] („Spółka”) wdrożyła Infolinię służącą raportowaniu działań niezgodnych z prawem („Infolinia”). Z Infolinii mogą korzystać: [np. pracownicy Spółki]. Zgłoszeń można dokonać za pośrednictwem [wskazać sposób raportowania, np. adres e-mail, dane kontaktowe do dostawcy rozwiązania, numer telefonu].

Przed złożeniem zgłoszenia należy zapoznać się z poniższymi informacjami na temat zasad działania Infolinii oraz czynności przetwarzania wykonywanych przez Spółkę. Dodatkowe pytania dotyczące Infolinii należy kierować do [należy określić dane kontaktowe] lub naszego IOD [należy określić dane kontaktowe].

2. Jakie informacje podlegają zgłoszeniu za pośrednictwem Infolinii?

Za pośrednictwem Infolinii można zgłaszać następujące naruszenia:

[NALEŻY OKREŚLIĆ ZAKRES SPRAW, KTÓRY PODLEGA RAPORTOWANIU] Wątpliwości lub naruszenia inne niż wymienione powyżej należy zgłaszać [np. bezpośrednio osobom odpowiedzialnym za kwestie prawne lub kwestie zgodności z przepisami w Spółce].

3. Jakie dane osobowe są przetwarzane na skutek zgłoszenia i kto jest ich administratorem?

• tożsamość, stanowisko i dane kontaktowe osoby dokonującej zgłoszenia, osób wymienionych w zgłoszeniu oraz osób zaangażowanych w proces przetwarzania zgłoszenia;
• zgłoszone zdarzenia i związane z nimi informacje, informacje zebrane podczas postępowania wyjaśniającego i jego wynik;
• działania podjęte w reakcji na postępowanie wyjaśniające.

Spółka [wskazać pełną nazwę i adres] jest administratorem danych zebranych w związku ze zgłoszeniem. Korzystanie z Infolinii i podawanie danych przez osobę dokonującą zgłoszenia jest dobrowolne.

4. Jakie są cele i związane z nimi podstawy prawne przetwarzania danych?

Przetwarzanie danych osobowych zawartych w zgłoszeniach przekazywanych za pośrednictwem Infolinii i uzyskanych w toku wszelkich postępowań wyjaśniających jest niezbędne do wyjaśnienia zgłoszonego postępowania oraz podjęcia wszelkich niezbędnych działań naprawczych.

Spółka opiera swoje działania na następujących podstawach prawnych:

• Konieczność realizacji uzasadnionych interesów Spółki (art. 6 ust. 1 lit. f rodo), tj. [wskazać interesy Spółki].
• Konieczność przestrzegania wymogów prawnych wynikających z [wskazać podstawę prawną, w przypadku spółek, które podlegają takim obowiązkom] (art. 6 ust. 1 lit. c rodo).

[...]

Autorka jest radcą prawnym, zajmującym się tematyką ochrony danych osobowych i własności intelektualnej. Współpracuje z kancelarią Timelex.