Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies.

Polecamy

Rodo w praktyce – odpowiedzi na 273 najtrudniejsze pytania

Rodo w praktyce – odpowiedzi na 273 najtrudniejsze pytania
 

Bartosz Marcinkowski, Robert Brodzik, Klaudia Czarniecka, Michał Kluska, Katarzyna Kulesza, Olga Legat, Justyna Tyc

Cena: 128,00 zł

Zamów

Monitoring wizyjny – dobrowolność i obowiązki

20-09-2019 Autor: Dariusz Łępicki

Każdy podmiot, który decyduje się na stosowanie monitoringu wizyjnego, musi respektować prawa osób, których dane dotyczą. Jednocześnie musi przestrzegać przepisów prawa. Jak stosować tę formę monitoringu wobec klientów, pracowników czy dostawców, aby być spokojnym w przypadku potencjalnych kontroli?

 

Do maja 2018 r. nie mieliśmy przepisów, które regulowałyby kwestie monitoringu w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. DzU z 2019 r., poz. 1040 ze zm.; dalej: kp). Nie znaczy to, że kwestie monitoringu nie były w ogóle normowane. Monitoring był uregulowany dla służb porządkowych, służb specjalnych, dla kasyn, szpitali czy organizatorów imprez masowych. Uregulowaniu nie podlegały zakłady pracy. Zmieniło się to wraz z uchwaloną 10 maja 2018 r. ustawą o ochronie danych osobowych (DzU z 2018 r., poz. 1000 ze zm.; dalej: uodo), która weszła w życie 25 maja 2018 r.

Pracodawcy nie mają obowiązku stosowania monitoringu wizyjnego, mają dowolność w tym zakresie. Podstawą prawną umożliwiającą prowadzenie tej formy przetwarzania danych wynikającą z rodo jest art. 6 ust. 1 lit. f, czyli prawnie uzasadniony interes administratora. Interes ten musi być zrównoważony, aby nie naruszać praw osób monitorowanych. W Kodeksie pracy monitoring jest regulowany w art. 222 kp, w którym ustawodawca wskazuje, co można, a czego nie wolno pracodawcom robić z monitoringiem.

W jakich celach można stosować monitoring wizyjny?

Cele monitoringu (patrz: Cele monitoringu) można stosować łącznie lub wybrać jedynie jeden z podanej listy. O czym należy pamiętać? Wracając do art. 6 lit. f rodo, należy pamiętać o zasadach wynikających z rodo:

  • ograniczenia celu – dane mogą być wykorzystywane tylko w tym, konkretnie wybranym celu;
  • minimalizacji danych – zbierać należy tylko dane niezbędne do realizacji celu, nie można zbierać danych, które nie są z nim związane.

Opisane działania mają zagwarantować równowagę między interesami pracodawcy a interesami osób objętych monitoringiem, obserwowanych w taki sposób, żeby nie naruszać ich praw. Monitoring wizyjny w pewnym sensie jest inwazyjną formą zbierania danych. To nie jest zbieranie dokumentów czy danych z dokumentów. Jest to obserwacja osób, ich zachowań i działań. Jeżeli monitoring jest niekontrolowany, może posłużyć jako źródło wiedzy o danej osobie. Dlatego też ta równowaga między interesami została bardzo mocno podkreślona w przepisach kp.

Można monitorować teren zakładu pracy oraz teren wokół zakładu pracy. Nie może to być jednak obszar nieograniczony. Musi to być obszar niezbędny, rozsądny do realizacji celu. Jeżeli mamy płot dewastowany przy zakładzie pracy, to możemy obserwować najbliższą okolicę tego płotu. Nie możemy jednak monitorować całej ulicy. Zawsze przy ocenie obszaru, który jest objęty monitoringiem, należy odpowiedzieć sobie na pytanie, czy jest to niezbędne do realizacji celu. Należy zastanowić się, czy dany cel można zrealizować w inny sposób. Monitoring wizyjny nie powinien być wykorzystywany jedynie jako narzędzie do dokumentowania szkody. Powinien on pełnić funkcję zapobiegawczą, prewencyjną. Ustawodawca w kp wyróżnia obszary, które powinny być wyłączone z monitoringu:

  • pomieszczenia sanitarne, szatnie;
  • stołówki oraz palarnie;
  • pomieszczenie udostępnione zakładowej organizacji związkowej.

Zgodnie z art. 222 § 2 kp do tej listy należą jednak wyjątki, które możliwe są po spełnieniu jednocześnie poniższych warunków, tj. wtedy gdy stosowanie monitoringu:

  • jest niezbędne do realizacji celów;
  • nie naruszy godności oraz innych dóbr osobistych pracownika;
  • nie naruszy zasad wolności i niezależności związków zawodowych, zwłaszcza przez stosowanie technik, które uniemożliwiają rozpoznanie osób przebywających w tych pomieszczeniach.

Pojawiają się jednak pytania, w jakim celu nagrywać w tych miejscach, skoro i tak zgodnie z wymienionymi warunkami nagrania te muszą podlegać anonimizacji? Pracodawcy mają tutaj jednak pozostawioną pewną swobodę w wyborze rozwiązania. Jedną z opcji jest ustawienie kadru w taki sposób, aby nie naruszyć godności tych osób. Jeżeli w szatniach dochodzi do kradzieży, np. z szafek pracowników, to jest to na tyle wyjątkowa sytuacja, że można zastosować monitoring. Istnieje bowiem potrzeba przeciwdziałania kradzieżom. Są też obszary w tych szatniach, których nie należy monitorować. Jeżeli monitoringiem jest objęty obszar, gdzie możliwy jest dostęp do pryszniców lub pomieszczenia sanitarnego, takie miejsce powinno być zamazane, albo należy tak ustawić kamerę, żeby wyłączyć te obszary z monitoringu.

Założenie jest takie, że jeżeli szatnia służy wyłącznie do pozostawienia zewnętrznego odzienia czy butów, to trudno tutaj mówić o naruszeniu godności osób nagrywanych. Jeżeli dochodzi w takiej szatni do naruszeń, nie ma przeciwwskazań, aby stosować monitoring. Sytuacja wygląda inaczej, gdy jest to miejsce, gdzie pracownik się przebiera. Mamy tutaj większe ryzyko naruszenia godności.

Okres przechowywania danych

Zgodnie z zasadą minimalizacji danych należy ograniczyć czas przechowywania nagrań. Przepisy kp dopuszczają maksymalny okres przechowywania nagrania nieprzekraczający 3 miesięcy. Do administratora należy decyzja, co do wyboru okresu przechowywania danych. Należy zastanowić się, czy tak długi czas jest niezbędny administratorowi do realizacji celów, czy nie warto go ograniczyć. W praktyce wystarczają krótsze okresy przechowywania nagrań. Im krótszy czas przechowywania danych, tym mniej obowiązków spoczywa na administratorze. Krótsze okresy przechowywania oznaczają mniej danych, które trzeba zabezpieczać oraz sprawdzić w przypadku złożonych wniosków o dostęp do danych.

W sytuacji, w której ktoś prosi o dostęp do swoich danych z 3 ostatnich miesięcy, stanowi to dość istotny zbiór do przejrzenia. Zupełnie inaczej wygląda sprawa, jeżeli wniosek dotyczy nagrań z ostatnich 3 tygodni. Wprowadzony okres przechowywania ma zasadniczy wpływ na realizację obowiązków administratora.

Okres wprowadzanego przechowywania danych powinien być poprzedzony dokładną analizą administratora, dotyczącą jego potrzeb oraz specyfikacji biznesu, doprecyzowującą, w jakim celu ma być stosowany monitoring wizyjny. Wprowadzając zbyt krótki czas przechowywania, np. kilkudniowy, narażamy się na ryzyko braku dostępu do wiedzy oraz niewykorzystania możliwości, które daje nam monitoring. Przy informacji o potencjalnej kradzieży, która wpłynęła do nas po tygodniu, stosując jedynie np. 3-dniowy okres przechowywania nagrań, możemy utracić cenne źródło informacji, niezbędne do wyjaśnienia sprawy. Należy być bardzo ostrożnym przy wprowadzaniu okresu przechowywania nagrań.

Nagrania można przechowywać dłużej, jeżeli mamy do czynienia z incydentami i związanymi z nimi postępowaniami wyjaśniającymi, niezależnie od tego, czy są to postępowania wewnętrzne czy zewnętrzne, np. na wniosek policji. W takich sytuacjach te nagrania mogą, a wręcz powinny być przechowywane przez okres dłuższy, do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Chodzi wyłącznie o nagrania związane z incydentami, które mogą posłużyć jako dowód w sprawie.

 

[...]

 

Autor jest IOD w spółkach Natural Pharmaceuticals i Leroy Merlin Polska, gdzie dodatkowo pełni funkcję audytora wewnętrznego.

 


Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.

Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę.


 

_____________________________________________________________________________________________________________________________________

Informacje o cookies © 2019 PRESSCOM Sp. z o.o.