Każdy administrator danych powinien mieć na uwadze zasadę minimalizacji (art. 5 ust. 1 lit. c rodo). Zasada ta została umieszczona w katalogu podstawowych zasad przetwarzania danych osobowych i w oczywisty sposób dotyczy administratorów danych osobowych, którzy przetwarzają dane osobowe w szeroko rozumianych celach marketingowych.

Administratorzy powinni ze szczególną uwagą analizować w swojej organizacji proces przetwarzania danych osobowych z uwagi na to, że naruszenie m.in. zasady minimalizacji danych może skutkować nałożeniem administracyjnej kary pieniężnej w wysokości do 20 mln euro, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4% jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa (art. 83 rodo). Konieczne jest, by zasadę minimalizacji wdrażać łącznie z zasadą ograniczenia celu, bowiem ta druga bezpośrednio wpływa na zakres, ilość i rodzaj przetwarzanych danych.

Podczas określania celu przetwarzania danych wyznaczamy granice przetwarzania danych osobowych, dlatego należy mieć na uwadze to, aby dane były zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami (art. 5 ust. 1 lit. b rodo).

W odniesieniu do loterii promocyjnych, loterii audioteksowych, konkursów i innych akcji promocyjnych (np. programów motywacyjnych, sprzedaży premiowych) organizator akcji powinien precyzyjnie określić cel zbierania danych osobowych w każdej poszczególnej akcji. To, czyje i jakie dane są przetwarzane, zależy od przyjętych założeń marketingowych konkretnej akcji i wyboru mechanizmu promocyjnego (np. loteria, konkurs) dla realizacji tych założeń.

Wobec braku pewności prawa, ciągłych zmian przepisów, zwłaszcza przepisów prawa podatkowego, w sytuacjach, w których akcja promocyjna trwa dłuższy czas (niektóre są organizowane np. przez rok), z punktu widzenia organizatora słuszne jest ogólne wskazywanie celu przetwarzania danych w odniesieniu do obowiązków prawnych, w tym sprawozdawczych i podatkowych ciążących na organizatorze akcji. W związku ze zmianami przepisów prawa w samych szczegółach może zmieniać się zakres i rodzaj danych osobowych pobieranych od uczestników, a zwłaszcza od laureatów akcji promocyjnych.

Stosowanie zasady minimalizacji danych

Zakres, ilość i rodzaj przetwarzanych danych w loteriach promocyjnych i audioteksowych są determinowane:

• założeniami marketingowymi, tj. tym: w jaki sposób uczestnicy loterii dokonują zgłoszeń do loterii, w jaki sposób są wydawane nagrody (przesyłane kurierem, pocztą, wydawane w sklepie tuż po dokonaniu przez uczestnika loterii zakupu promocyjnego, wydawane osobiście w określonym w regulaminie miejscu), w jaki sposób ogłaszane są wyniki losowania (publicznie, telefonicznie, e-mailowo, bezpośrednio laureatowi), jaka jest wartość jednostkowych nagród w loterii – założenia znajdują się w regulaminie loterii przygotowanym przez organizatora, zatwierdzonym decyzją administracyjną przez właściwy organ skarbowy;
• obowiązkami publicznoprawnymi nałożonymi na organizatora loterii.

Loteria promocyjna

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 10 ustawy z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 165 ze zm.; dalej: ugh) loteria promocyjna to gra losowa, w której uczestniczy się przez nabycie towaru, usługi lub innego dowodu udziału w grze i tym samym nieodpłatnie uczestniczy się w loterii, a podmiot urządzający loterię oferuje wygrane pieniężne lub rzeczowe. Najczęściej w loteriach promocyjnych uczestnicy mogą zgłaszać się do udziału w następujący sposób (nie jest to katalog zamknięty):

• za pośrednictwem dedykowanej strony internetowej;
• wrzucając wypełniony kupon loteryjny do urny loteryjnej;
• dokonując zakupu produktu promocyjnego, który zawiera na lub w opakowaniu ukrytą informację o wygranej (np. informacja pod kapslem, pod zawleczką) i od razu odbierając nagrodę natychmiastową, podobnie dokonując zakupu produktu promocyjnego i odbierając tzw. zdrapkę, czyli zadrukowaną kartkę papieru, na której wyodrębnione jest pole gry pokryte warstwą farby ochronnej, warstwa uniemożliwia odczytanie ukrytej na polu gry zadrukowanej treści bez jej zdrapania – na zdrapce pod ścieralną warstwą farby ochronnej na polu gry umieszczone będą informacje o wygranej nagrodzie (najczęściej natychmiastowej, ale i innej) lub o braku wygranej.

[...]

Autorka jest radcą prawnym, zajmuje się obsługą prawną agencji marketingowych.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.

Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę.