Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies.

Aktualne wydanie

Polecamy

Rodo w praktyce – odpowiedzi na 273 najtrudniejsze pytania

Rodo w praktyce – odpowiedzi na 273 najtrudniejsze pytania
 

Bartosz Marcinkowski, Robert Brodzik, Klaudia Czarniecka, Michał Kluska, Katarzyna Kulesza, Olga Legat, Justyna Tyc

Cena: 128,00 zł

Zamów

Udostępnianie dokumentów z archiwów państwowych

20-09-2019 Autor: Justyna Bieda

Czym jest państwowa sieć archiwalna? Jak z niej korzystać? Jakie dokumenty stanowią materiał archiwalny? Jakiego rodzaju informacje i dane przechowywane są przez archiwa państwowe? Na te pytania odpowiadamy w tekście.

 

W Polsce archiwa państwowe prowadzą działalność w zakresie państwowego zasobu archiwalnego w rozumieniu ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (dalej: unzaa), innych przepisów powszechnie obowiązujących oraz nadanego im statutu.

Archiwa państwowe wchodzą w skład państwowej sieci archiwalnej, którą tworzą ponadto archiwa wyodrębnione (archiwum Sejmu Rzeczypospolitej, archiwum Senatu Rzeczypospolitej, archiwum Prezydenta Rzeczypospolitej, archiwum Rady Ministrów, archiwum Biura Bezpieczeństwa Narodowego, archiwum Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Agencji Wywiadu, archiwum Centralnego Biura Antykorupcyjnego, archiwum Instytutu Pamięci Narodowej), archiwa zakładowych organów państwowych i innych państwowych jednostek organizacyjnych, archiwa zakładowych organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych (art. 22 ust. 1 unzaa).

Istnieją archiwa państwowe o charakterze centralnym, które obejmują swoim zakresem działania całe terytorium państwa, np. Archiwum Główne Akt Dawnych z siedzibą w Warszawie (gdzie zgromadzonych jest szereg akt dokumentujących na przestrzeni dziejów działalność centralnych organów administracji rządowej), oraz archiwa państwowe niemające ani terytorium, ani charakteru centralnego, a obejmujące zakresem działania jedno lub kilka województw, np. Archiwum Państwowe w Łodzi, gdzie możemy głównie odnaleźć akta o charakterze partykularnym, takie jak akta notarialne sporządzone w kancelariach notariuszy łódzkich. Archiwa państwowe podlegają Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych. Działają w formie jednostek budżetowych i są zaliczane do sektora finansów publicznych.

Dokumenty stanowiące materiał archiwalny

Materiały archiwalne, które wchodzą w skład państwowego zasobu archiwalnego, muszą przede wszystkim spełniać wymogi określone w art. 1 unzaa, w więc w szczególności mieć znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej oraz być własnością Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego czy też państwowych i samorządowych osób prawnych.

Państwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne powstałe i powstające w wyniku działalności:

  • organów państwowych oraz innych państwowych jednostek organizacyjnych;
  • organów jednostek samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych;
  • partii politycznych oraz innych organizacji o charakterze politycznym, społecznym, zawodowym i gospodarczym;
  • kościołów i związków wyznaniowych;
  • innych państwowych organizacji i jednostek organizacyjnych.

Materiały archiwalne stanowi dokumentacja, która powstaje w toku działania niemal każdego podmiotu prawnego jako zapis informacji przydatnych dla jego funkcjonowania. Z czasem, gdy dokumentacja ta traci swą przydatność faktyczną, wydziela się spośród niej materiały archiwalne, które zostają objęte szczególną ochroną prawną (zob. art. 1 unzaa). Ustawodawca w przepisach unzaa przewiduje nadanie dokumentacji statusu archiwaliów poprzez:

  • odmowę wydania zgody na brakowanie dokumentacji przez właściwy organ (art. 5 ust. 1 unzaa);
  • przypisanie dokumentacji odpowiedniego oznaczenia kategorii archiwalnej (kategoria A) na podstawie wykazu akt lub kwalifikatora dokumentacji obowiązującego w danej jednostce organizacyjnej (art. 5 ust. 2 i 2b unzaa);
  • wydanie opinii właściwego organu na temat kwalifikacji dokumentacji (§ 2 ust. 2–4 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych – dalej: rspd).

Do państwowego zasobu archiwalnego wchodzić mogą także dokumenty obcych (tj. niezwiązanych z Polską jako państwem) organów władzy i administracji państwowej i innych organów, jednostek organizacyjnych i organizacji, związków wyznaniowych, a także okupacyjnych jednostek wojskowych, jeżeli materiały te znajdują się w Rzeczypospolitej Polskiej. W praktyce przypadki te w istotnej części dotyczą materiałów wytworzonych przez aparat państw zaborczych (Prus, Austrii i Rosji), a także w czasie okupacji ziem polskich podczas I wojny światowej, w okresie kształtowania się terytorium II Rzeczypospolitej (1918–1922), II wojny światowej oraz powstałe na terytoriach włączonych w granice Polski po II wojnie światowej.

Fakultatywnie w poczet państwowego zasobu archiwalnego mogą wejść zbiory dokumentów (zob. M. Konstankiewicz, A. Niewęgłowski, Narodowy zasób archiwalny. Komentarz, Warszawa 2016):

  • działaczy politycznych, społecznych i gospodarczych, twórców w dziedzinie nauki i techniki, kultury i sztuki oraz innych osób, które wniosły swój historyczny wkład do rozwoju państwa polskiego, życia politycznego, społecznego i gospodarczego oraz rozwoju nauki, techniki oraz kultury i sztuki. Ustawodawca odwołał się tutaj w szczególności do praktyki okresu staropolskiego, która polegała na przechowywaniu archiwaliów urzędowych przez osoby pełniące funkcje publiczne, a następnie przez ich potomków i spadkobierców;
  • rodzin i rodów, które wywarły historyczny wpływ na sprawy państwowe, stosunki polityczne, gospodarcze i społeczne, a także dotyczące ich majątków, przedsiębiorstw i innej aktywności gospodarczej. W praktyce twórcami tych dokumentów byli poszczególni członkowie tych rodów, choć archiwa, które były większymi całościami złożonymi z dokumentów, utrzymywane były i są przez rodziny i rody oraz w ich obrębie dziedziczone, dzielone i łączone.

Wymienione materiały mogą wejść w skład państwowego zasobu archiwalnego, o ile są własnością Skarbu Państwa, co zazwyczaj następuje w wyniku zakupu, darowizny lub dziedziczenia przez państwo polskie (zob. art. 15 unzaa).

 

Podmioty zobowiązane

To jednostki, na których spoczywa ustawowy obowiązek udostępniania materiałów archiwalnych. Są to przede wszystkim archiwa państwowe i wyodrębnione, czyli jednostki państwowej sieci archiwalnej. Obowiązek ten ponadto spoczywa na podmiotach, które nie są archiwami, ale dysponują materiałami archiwalnymi, np. biblioteki, muzea.

Co istotne, w zakresie udostępniania posiadanej dokumentacji podmioty zobowiązane nie mają w tym zakresie żadnej swobody. Od obowiązku udostępnienia materiału archiwalnego konkretną jednostkę może zwolnić tylko przepis powszechnie obowiązujący, w więc nie może on wynikać np. z zarządzenia dyrektora archiwum (zob. M. Konstankiewicz, A. Niewęgłowski, Narodowy…, dz. cyt.).

Budząca duży sprzeciw wśród naukowców jest pojawiająca się praktyka bezwzględnego zakazu korzystania z określonych materiałów archiwalnych, z uwagi na ich zły stan techniczny. Takie działania nie powodują poprawy stanu technicznego dokumentów, a jedynie zaprzepaszczają szanse, by w opracowaniach naukowych pozostał po nich ślad dla przyszłych pokoleń.

Materiały archiwalne na żądanie uprawnionego powinny być udostępniane w oryginale, tzn. w takim kształcie, w jakim był wytworzony przez twórcę, np. w oryginalnym języku. Archiwa mogą też udostępniać dokumenty w postaci reprodukcji, gdy nie dysponują oryginałem, lub też co prawda w ich zasobie znajduje się oryginalne źródło, jednakże jest ono w złym stanie technicznym i jego udostępnienie mogłoby grozić zniszczeniem (art. 16 unzaa).
 

[...]

 

Autorka jest doktorem prawa, adiunktem na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego.

 


Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.

Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę.


 

_____________________________________________________________________________________________________________________________________

Informacje o cookies © 2019 PRESSCOM Sp. z o.o.